Manual de Word y Excel Avanzados por Varios Autores - muestra HTML

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Manual de Word, Excel y Power Point Avanzados con Énfasis en Atención a Clientes.

Barras de Herramientas de Word.

Al arrancar Word aparece una pantal a como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes

elementos los hemos señalado con líneas y texto en color rojo.

Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la Barra de estado

o de la Banda de opciones.

Desde las pestañas de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de

Word 2007. En Word 2007 la banda de opciones tiene un comportamiento "inteligente", que consiste,

básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.

La pestaña Inicio contiene las operaciones más comunes sobre copiar, cortar y pegar, además de las

operaciones de Fuente, Párrafo, Estilo y Edición.

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En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido y el Botón Office, lo que antes era el

menú Archivo, que en esta nueva versióon de Word, aparece como un botón redondo de color

naranja con el logo de Office.

Agregar sombreado, color o rel enos gráficos.

Para sombrear, dar color o rel enar gráficos siga uno de estos procedimientos:

Agregar sombreado a texto o a una tabla.

1. Seleccione el texto o la tabla a la que desee agregar sombreado.

Si desea aplicar sombreado a determinadas celdas de una tabla, selecciónelas sin olvidar incluir

la marca de fin de celda.

2. En el menú Formato, haga clic en Bordes y sombreado y, a continuación, haga clic en la ficha

Sombreado.

3. Seleccione las opciones que desee.

Saltos de página y paginación

Cuando l ena una página con texto o gráficos, Microsoft Word inserta un salto de página automático

y comienza una nueva página.

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Para forzar un salto de página en un lugar específico, puede insertar un salto de página manual.

Si trabaja en documento de varias páginas de longitud e inserta saltos de página manuales, a

menudo es preciso cambiarlos cuando modifica el documento. Esto se evita estableciendo opciones

de paginación para controlar los puntos en los que Word inserta saltos de página automáticos.

Por ejemplo, puede evitar que se produzca un salto de página dentro de un párrafo o dentro de una

fila de tabla.

O bien, asegúrese de que un salto de página no se produce entre dos párrafos, por ejemplo,entre un

título y el párrafo que le sigue.

Agregar, quitar o cambi ar el orden de los elementos en una lista desplegable.

1. Abra la plantil a que contiene el que desee cambiar.

2. Quite la protección de la plantil a haciendo clic en el botón Proteger formulario

de la barra

de herramientas Formularios.

3. Haga doble clic en el campo de formulario con lista desplegable que desee cambiar.

4. Siga uno de estos procedimientos y, a continuación, haga clic en Aceptar:

Para agregar un elemento, escriba el nombre del elemento en el cuadro Elemento de la

lista y, a continuación, haga clic en Agregar

Para eliminar un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista

y, a continuación, haga clic en Quitar.

Para mover un elemento, haga clic en el elemento en el cuadro Elementos en la lista y,

a continuación, haga clic en los botones de flecha Mover.

5. Si desea borrar la información que haya introducido mientras trabajaba con el formulario, haga

clic en Restablecer campos de formularios

de la barra de herramientas Formularios.

6. Proteja el formulario haciendo clic en Proteger formulario

de la barra de herramientas

Formularios.

Los bordes avanzados y los rel enos gráficos pueden agregar interés y énfasis a distintas secciones

del documento.

Se puede agregar bordes a páginas, texto, tablas y celdas de tablas, objetos gráficos, imágenes y

marcos Web. Se puede sombrear párrafos y texto. Se puede aplicar rel enos con colores o texturas a

los objetos gráficos.

Modificar un estilo.

Para modificar rápidamente todo el texto al que se le ha aplicado un estilo específico, puede volver a

definir el estilo aplicado. Por ejemplo, si el estilo de los títulos principales es fuente Arial 14 pto,

alineación a la izquierda y en negrita y, posteriormente, decide que sea fuente Arial Narrow 16 pto y

centrado, no es necesario volver a dar formato a todos los títulos principales del documento.

Simplemente tendrá que cambiar las propiedades de dicho estilo.

Quitar un fondo o una marca de agua.

Los fondos se muestran sólo en la vista diseño Web y no están diseñados para imprimirlos. Las

marcas de agua están diseñadas para los documentos impresos.

Quitar un fondo.

1. En el menú Formato, elija Fondo.

2. Haga clic en Sin rel eno.

Quitar una marca de agua.

1. En el menú Formato, elija Fondo y, a continuación, haga clic en Marca de agua impresa.

2. Haga clic en Sin marca de agua.

Insertar marcadores.

Para crear un marcador únicamente debemos seguir un par de pasos bien sencil os:

- Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto.

- Acceder a la pestaña Insertar y selecciona la opción Marcador o presionar Ctrl + Mayús + F5.

Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posición.

Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar.

Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar.

El botón Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un

marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posición del documento a la que está asociado el

marcador.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opción Marcadores

ocultos.

Para hacer visibles los marcadores de nuestro documento debemos acceder el mneú Archivo y

hacer clic en el botón Opciones de Word.

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Una vez abierto el cuadro de diálogo dseberemos seleccoinar la categoría Avanzadas, en la lista de

opciones de la derecha deberemos bajar hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido

de documento, al í marcaremos la opción Mostrar marcadores.

Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el diálogo Opciones veremos en nuestro documento aquel os

marcadores que hemos incluido.

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Documentos Maestros.

Un documento maestro es un documento que puede contener lo que un documento normal (gráficos,

tablas, formato de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados

(subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que por sus características

está previsto que sea muy extenso (un libro compuesto de varios capítulos). Los documentos

maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más

pequeños y fáciles de manejar.

Botones del documento maestro.

Para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista – Esquema. O

pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas

que está en la parte inferior izquierda

de la pantal a.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Estos son las nuevas opciones que aparecerán:

Son los botones destinados a documentos maestros.

Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de

un título. Lo veremos más detal adamente a lo largo de la unidad.

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Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como

subdocumento

lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como

subdocumento.

Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios

subdocumentos.

Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para

que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

Crear Documento maestro.

Para crear un documento maestro tenemos dos opciones:

Crear un esquema de un documento maestro.

Esta opción sirve cuando tenemos muy claro la organización, estructura y desarrol o del documento.

Podemos crearnos un esquema (o índice) con todos los puntos que vamos a tratar en el documento

e ir haciendo la selección de los puntos más importantes y clasificarlos por documentos individuales.

Imaginemos que tenemos la planificación de un libro bien estructurado y sabemos el número de

capítulos con sus títulos, entonces podemos hacer el documento maestro con un esquema y destinar

cada título de un capítulo a un subdocumento. Para realizar esto seguiremos los siguientes pasos:

- Tenemos el esquema ya redactado con los títulos de los capítulos con su nivel

correspondiente.

- Seleccionamos el primer título del capítulo del libro.

- Presionamos sobre

para crear un subdocumento.

- A continuación podemos redactar el contenido del subdocumento.

Con el resto de capítulos seguimos el mismo procedimiento.

Al guardar el documento maestro guarda el documento maestro y además crea un documento por

cada subdocumento que hayamos creado y lo guarda en el mismo lugar donde tenemos el

documento maestro.

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Convertir documentos existentes en un documento maestro.

La otra opción es cuando disponemos de los subdocumentos ya creados y queremos fusionarlos en

un único documento maestro sin tener que estar cortando y pegando. Además, si creamos un

documento cortando y pegando, el rendimiento de trabajo no será el mismo, cuanto más extenso sea

el documento más se ralentizará el sistema al trabajar con él.

Para fusionar todos estos documentos en un documento maestro debemos seguir los siguientes

pasos:

- Crear un nuevo documento que será el documento maestro.

- Ponernos en vista esquema accediendo a la pestaña Vista - Esquema o presionando sobre

Basándonos en el mismo ejemplo que vimos anteriormente tenemos los

capítulos ya creados.

- Escribimos el título del libro y lo ponemos como Titulo 1 para que tenga el nivel de esquema 1.

- Para insertar el primer subdocumento (Capitulo 1) presionamos sobre

.

- Aparece el cuadro de diálogo Insertar subdocumento, para que seleccionemos que

documento queremos insertar.

- Seleccionamos el Capitulo 1.docx y pulsamos Abrir.

- Con el resto de capítulos se realiza el mismo procedimiento y al final tendremos un documento

maestro formado por tres subdocumentos.

Los Índices.

Índice: Índice es una lista de palabras y el número de página donde se encentra dicha palabra. El

índice está ordenado alfabéti camente. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar

términos importantes de manera rápida y sencil a.

Insertar marcas de índice.

Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquel as entradas que deseemos

que pposteriormente aparezcan en nuestro índice.

Existen 2 formas de marcar las entradas del índice:

De forma automátoica:

Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crearnos un nuevo

documento donde tendremos todas las marcas de índice.

El nuevo documento debe tener las siguientes características:

- Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.

En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener

en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser exactas, por ejemplo si el título en

el documento es "Capítulo 2. Tipos de vehículos" en la columna tendremos que escribir ese texto

idénticamente, si escribiéramos"capitulo 2. Tipos de vehículos" no sería correcto ya que la "c"

está en minúscula y la "i" no está acentuada y por tanto la tomaría como otra frase.

- En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el índice.

- Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el índice.

- Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

De forma manual:

Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:

- Comenzando desde el principio del documento selecciona las frases o palabras que vayas a

añadir al índice o sitúate en el punto donde vayas a insertar una marca.

- Accede a la pestaña Referencias y haz clic en el botón Marcar entrada o presiona la combinación

de teclas Alt + Shift + X.

- Aparece el diálogo Marcar entrada de índice, si habiamos seleccionado el texto, en el recuadro

Entrada estará ya escrito ese texto, en caso contrario debemos introducir el texto ahora. Este

recuadro Entrada es el que posteriormente aparecerá en el índice.

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Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo de la

entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada principal

tiene términos estrechamente relecionados con el a que también aparecen en el documento.

Por defecto el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia cruzada (se

estudiará en la siguiente Unidad) o hacer referencia a un intervalo de páginas.

Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.

- Pulsamos Marcar para que se l eve a cabo el marcado.

- Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o palabra que

deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar entrada de índice, en el

momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se actualiza, pulsamos en Marcar y así

con todas las marcas.

- Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

Referencias cruzadas.

Lo primero que tendríiamos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de

nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior.

Seguidamente nos tendríamos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la

referencia cruzada e ir a la pestaña Insertar y hacer clic en el botón Referencia cruzada. Aparecería el cuadro

de diálogo Referencia cruzada.

En el desplegable Tipo eligiríamos Marcador y en la parte inferior del diálogo aparecerian los

marcadores que hayamos creado previamente.

Ya sólo quedaria seleccionar un marcador y hacer clic en el botón Insertar.

Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervínculo.

Encabezados y pies de página.

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es

útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la

fecha, etc.

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El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener

los números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de

página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado

dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que

contiene los iconos con todas las opciones disponibles.

Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente,

insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como

vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página

finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la

ventana.

Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

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Tablas de contenido.

Una tabla de contenidos está formada por los títulos de los apartados que aparecen en el

documento.

Para crear una tabla de contenidos debemos seguir dos pasos:

1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan en la

tabla de contenidos.

2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

Veamos tres métodos para preparar una tabla de contenidos.

1. Crear el documento en vista esquema.

Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir los niveles de

esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará automáticamente el estilo de

título apropiado.

Podemos entrar en el modo vista esquema desde la pestaña Vista - Esquema.

Generar la tabla de contenidos.

Cuando tengamos preparado el documento en niveles según hemos

visto anteriormente y por lo tanto ya estén definidos los elementos que

formarán la tabla de contenido sólo nos queda generar dicha tabla.

Debemos colocarnos en el lugar donde queramos insertar la tabla de

contenidos (Normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al

inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar el menú

Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de Tablas automáticas.

Eligiendo uno de el os se generará una tabla de contenidos de

forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido.

Eligiendo Tabla manual, se generará una tabla con datos de

muestra, que deberemos sustituir, pero aprovechando la

estructura que nos ofrece.

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Si preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos seleccionar la opción Insertar tabla de

contenido, donde aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

En Formatos podemos escoger diversos estilos y en vista preliminar podemos ir viendo la

presentación que tendrá el estilo seleccionado.

Además podemos seleccionar entre varias opciones como Mostrar números de página, Alinear

números de página a la derecha y si queremos sustituir los números de página por hiperenlaces

marcaremos la opción Usar hipervínculos en lugar de número de página.

Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla de

contenido.

Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre indica, la tabla se eliminará; pero

pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido podremos guardar el estilo de

nuestra tabla, y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en ocasiones futuras.

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Imágenes prediseñadas.

Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel

lateral de Imágenes prediseñadas, que puedes ver en esta

imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las

palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en

blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.

Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto,

como puedes ver en la imagen.

Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre el a.

También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda,

por ejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.

También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de Office

Online.

Desde archivo.

Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word.

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se

copiará en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada.

Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar, aparecerá la opción Vincular al

archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivo origen, éstos se verán reflejados

en el documento Word.

En realidad, la imagen no se copia en el documento Word, sino que se inserta una referencia al lugar

donde está la imagen, si borramos la imagen también desaparecerá del documento Word.

Manipular imágenes.

Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la

imagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.

Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a

una doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.

Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la sección Tamaño de esta

pestaña:

Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para el o haz clic en Recortar,

se activará el modo de recorte.

Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posición que deseas

enmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.

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Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.

En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona de

recorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Podrás acceder a otras muchas opciones, veamos:

Bril o. Sirve para aumentar o disminuir el bril o de la imagen.

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegable también

encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger en imágenes

con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).

Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o solo las

seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color y

bril o, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en los

iconos de la ventana.

Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como se

puede ver en los iconos de esta ventana.

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Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en su mismo

nivel.

Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en su mismo

nivel.

Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.

Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con el os como si fuese uno solo.

Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Insertar gráficos de Excel.

Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.

Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres

insertar. Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.

Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente

imagen.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico

, que aparece en

la pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones de

presentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc.

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Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y

visulaización del gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

Diagramas.

Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un

organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por

ejemplo la organización de cargos en una empresa.

Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una

organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí,

hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos

o componentes con una secuencia lógica

Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la

estructura y elementos que lo forman.

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Crear organigramas.

Para insertar un organigrama debemos:

- Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.

Se abrirá este cuadro de diálogo, seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el

botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.

Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.

Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que

deseemos.

Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.

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Agregar formas.

Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama.

Este botón sirve para modificar el diseño del organigrama.

Autodiseño. También podemos seleccionar el recuadro que deseemos y moverlo dentro del recuadro

del organigrama. Es tan fácil como hacer clic, arrastrar y soltar.

Cambiar el orden de los elementos.

Sirve para invertir el orden de los subordinados de un elemento de derecha a

izquierda.

Cambiar el diseño.

Debido a que Word organiza los diagramas en categorías, podemos intercambiar el diseño de

nuestro diagrama por uno de su misma categoría con un solo clic.

Para el o, en la pestaña Diseño hacemos clic en el desplegable Diseños para ver la lista de posibles

cambios:

Bastará con que seleccionemos uno de el os. El cambio se efectuará automáticamente.

También podemos seleccionar la opción Más diseños para abrir el cuadro de dialogo de Elegir un

gráfico SmartArt.

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El Panel de texto.

Con este botón podemos mostrar el panel de texto correspondiente a nuestro

diagrama.

Además de añadir las formas como hemos visto hasta ahora también podemos editarlo utilizando

este panel.

Para modificar el texto de un elemento podemos seleccionarlo de la lista en el panel y cambiar sus

propiedades desde la pestaña Inicio.

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Combinar correspondencia.

Conceptos Previos.

Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el

documento principal y el origen de datos.

Documento principal.

Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del

origen de datos.

Crear el documento principal.

Seleccionar de la pestaña Correspondencia el menú Iniciar combinación de correspondencia, al í haz

clic en la opción Paso a paso por el Asistente para cobinar correspondencia.

La pestaña Correspondencia.

Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel

de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos utilizar los

botones de la pestaña Correspondencia.

Aquí veremos los botones de esta pestaña, algunas opciones las ampliaremos más adelante.

Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar

correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones tal como

vimos con el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos tal como vimos con el

asistente.

Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos

correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos

dentro del documento.

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Asignar campos. Permite asignar campos, esta opción la detal amos más adelante.

Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opción está disponible con un documento

de tipo etiquetas.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes

destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error por tu parte en la creación

de la carta.

Buscar un registro.

Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede ser largo y tedioso buscar un registro

concreto pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento, en estos casos se utiliza

el botón

. Permite ir a un registro concreto indicando el valor que buscamos y en

qué campo lo tiene que buscar.

Al hacer clic en el botón

aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a

la derecha.

En Buscar: ponemos el valor que queremos buscar.

En Buscar en: Elegimos el campo del origen de datos en el que tiene que buscar el valor.

Hacer clic en el botón Buscar siguiente.

Si no encuentra ningún registro de las características buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.

Destinatarios de combinar correspondencia.

Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a modificar los

datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas salgan

ordenadas por algún campo de combinación e incluso podemos introducir condiciones de filtro para

que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.

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Haciendo clic en el icono

se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

En este cuadro aparece una rejil a con los datos de los destinatarios (los datos del origen de datos

que se combinarán con el documento principal).

Cada fila corresponde a un destinatario y por cada destinatario se generará una carta (o mensaje de

correo electrónico, o etiqueta, etc.).

La segunda columna que no tiene nombre y contiene casil as de verificación sirve para indicar los

destinatarios que se combinarán, normalmente estarán todas las casil as marcadas, si queremos que

un destinatario no aparezca en el documento combinado sólo tenemos que desmarcar la casil a

haciendo clic sobre el a.

Si queremos modificar el valor de algún dato almacenado hacemos clic sobre el origen de datos en

la parte inferior y pulsamos Edición.

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Se abrirá este cuadro de diálogo:

Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.

Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar entrada

donde podemos introducir un valor y un campo y se posicionará en el primer destinatario que tenga

el valor en ese campo.

Si queremos introducir una condición de filtro para filtrar del origen de datos los destinatarios que nos

interesan, hacemos clic en una de las flechas del encabezado, aparecerá el cuadro de diálogo.

Filtrar destinatarios.

Si queremos filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un

campo de combinación (por ejemplo queremos los clientes de Barcelona),

primero tenemos que situarnos en el cuadro de diálogo Destinatarios de

combinar correspondencia, por ejemplo con el icono

,

a continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del

campo Provincia y se despliega una lista con varias opciones:

(Todos) se seleccionan todos los valores de población.

(Espacios) se seleccionan todos los destinatarios que no tienen población.

(Sin espacios) se seleccionan todos los destinatarios que tienen un valor en

el campo población.

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Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos valores que aparecen en la población del

origen de datos (en este caso tenemos clientes de Barcelona, Valencia, Madrid y Alicante). Si

seleccionamos uno de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios que tengan

ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Avanzado...) abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:

En la pestaña Filtrar registros vamos poniendo la condición que deberán cumplir los registros del

origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias. En

la primera línea se va formando la primera condición.

En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.

En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos de

operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc).

Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan combinados los

clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación: No vacío, en

Comparado con: no pondremos nada.

En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo excepto cuando la

comparación es Vacío o No vacío.

Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de esta forma

sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.

Podemos utilizar varias condiciones uniéndolas por el operador Y u O para formar condiciones

compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría los clientes de

nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

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Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.

Ordenar destinatarios.

Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos interesa que

las cartas salgan ordenadas por apel idos para que luego sea más fácil entregarlas a mis

empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos que los

destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la columna

los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.

También podemos ordenar por varios campos por ejemplo queremos ordenar las cartas por provincia

y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por apel idos. En este

caso tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar.

Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,

seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y

ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por el campo por el cual queremos ordenar los registros, y

si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor).

Para ordenar por más campos rel enar Luego por.

Una vez formulada la condición salimos haciendo clic en Aceptar.

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Utilizando Macros.

Al utilizar cotidianamente Word suelen surgir tareas repetitivas que podrían realizarse

automáticamente utilizando las propiedades de las macros.

Una macro no es más que una serie de instrucciones que se ejecutan en un orden determinado por

el usuario, actuando como una única instrucción y que pueden asignarse a un botón.

Las macros suelen utilizarse para las siguientes funciones:

- Automatizar una serie de pasos.

- Personalizar la barra de acceso rápido añadiéndole nuevas funcionalidades.

- Insertar texto o gráficos que solemos utilizar frecuentemente. Por ejemplo, el eslogán de la

empresa, si lo tenemos en una macro únicamente lo escribimos una vez y posteriormente lo

insertamos mediante una macro.

Consultar la lista de comandos existentes en Word.

Los comandos de los que dispone Word podemos consultarlos siguiendo los siguientes pasos.

- Accede a la pestaña Vista - Macros - Ver macros.

Aparece el cuadro de diálogo Macros.

- En la lista de opciones de Macros en selecciona Comandos de Word.

Se despliega una lista con los comandos disponibles que existen en Word.

Con estos comandos únicamente podemos ejecutarlos de forma normal o si están compuestos de

una serie de pasos ejecutarlos Paso a paso.

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Crear macros con la grabadora.

Para crear una macro con la grabadora previamente debemos tener muy claro que es lo que vamos

a hacer, ya que al poner en marcha la grabadora ésta almacenará todos los comandos que vayamos

realizando. Así pues si hacemos algún comando sobre la marcha que en principio no tiene porqué

ejecutarse siempre con la macro que estamos creando, estas acciones serán guardadas en la macro

y posteriormente al ejecutarla se l evaran a cabo.

Por tanto, antes de ponernos a grabar una macro debemos saber exactamente que tipo de macro

vamos a crear y planificar los pasos que debemos seguir al grabar la macro. Es muy recomendable

realizar varias veces los pasos antes de grabar la macro, para que así salga

sin ningún error.

Debemos tener en cuenta que cuando está en marcha la grabadora no

podemos utilizar el ratón para desplazarnos por el documento, debemos

hacerlo mediante teclado, con las opciones de desplazamiento que vimos en la Unidad 3.

Otra consideración que debemos tener en cuenta antes de comenzar a grabar la macro es que la

macro a grabar no debe ser dependiente del documento en la que la creemos, ya que entonces no

podremos utilizarla para posteriores documentos.

Para comenzar a grabar una macro deberemos ir a la pestaña Macros y deplegar el menú Macros y

seleccionar la opción Grabar macro.

Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar

macro que vemos a la derecha.

Nombre de macro. Aquí escribiremos el

nombre de la macro que vamos a crear.

Al asignar un nombre a la macro debemos

tener en cuenta las siguientes condiciones:

- Debe comenzar con una letra.

- No debe ser un nombre mayor de 80

caracteres entre letras y números.

- No puede contener espacios ni

símbolos.

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Guardar la macro.

- Desde el menú tenemos la posibilidad de Pausar la grabación si queremos efectuar alguna

acción que no deseamos que se guarde.

- Una vez hayamos hecho todas las operaciones que deseamos que realice la macro

seleccionamos la opción de Detener (o el cuadrado azul de la barra de estado) para que termine

de guardar la macro. La macro se guarda automáticamente una vez hemos pulsado el botón

Detener.

Insertar la macro en la barra de acceso rápido.

Insertar la macro en una barra de menús o en una barra de herramientas.

Para insertar la macro en la barra de acceso rápido una vez la hemos creado y le hemos dado un

nombre:

Accedemos al Botón Office - Opciones de Word.

Aparece el diálogo Opciones de Word.

Seleccionamos al categoría Personalizar.

- En Comandos disponibles en seleccionamos Macros y nos aparecerán listadas todas la macros

que hayamos grabado.

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- Bastará con seleccionar la macro y pulsar el botón Agregar>> para que se añada a la barra de

herramientas.

La macro se añadirá al listado de comandos en barra.

En ese momento, podemos configurar el aspecto que tendrá seleccionándola y haciendo clci en el

botón Modificar.

Se abrirá un cuadro de diálogo con diversos iconos preestablecidos para que puedas seleccionar

uno y además puedas modificar su nombre.

Asignar una combinación de teclas a la macro.

Si en el cuadro de diálogo anterior pulsamos el botón Personalizar, se abrirá el cuadro de diálogo

que vemos en esta imagen. También se abrirá este diálogo si al crear la macro, en el diálogo Grabar

macro, pulsamos en el icono del teclado.

Este diálogo Personalizar teclado, permite asignar a la macro seleccionada una combinación de

teclas.

Si colocamos el cursor en el recuadro Nueva tecla de método abreviado, y pulsamos una

combinación de teclas, esta se reflejará en dicho recuadro.

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Editar el código de la macro.

Podemos consultar el código generado sobre la macro editándola, además puede servirnos de

uitilidad si tenemos conocimientos de programación en Visual Basic si se han encontrado errores al

ejecutar la macro.

Para editar la macro pulsamos la combinación de teclas ALT + F11 y dentro del diálogo Macros

seleccionamos la macro de la lista que queremos editar y pulsamos Modificar.

Nos abre el editor de Visual Basic con la macro seleccionada como vemos en la imagen.

Ejecutar macros.

Para l evar a cabo la ejecución de la macro debemos:

- Acceder a la pestaña Vista y hacer clic en Macros.

- Seleccionar la macro de la lista.

- Pulsar Ejecutar.

O si la hemos asociado a un botón de la barra de menú o a una combinación de teclas simplemente

con pulsar sobre la opción indicada, tenemos suficiente.

También podemos crear macros que se autoejecuten, disponemos de diversas opciones de auto-

ejecución.

AutoExec. Se ejecuta al abrir Word.

AutoExit. Se ejecuta al cerrar Word.

AutoNew. Se ejecuta cuando se crea un nuevo documento desde la plantil a donde tenemos la

macro.

AutoOpen. Se ejecuta cuando se abre un documento existente desde la plantil a donde tenemos la

macro.

AutoClose. Se ejecuta cuando se cierra un documento desde la plantil a donde tenemos la macro.

Si queremos que se ejecute la macro en alguna de estas opciones debemos asignarle el nombre ese

a la macro. Por ejemplo si queremos que cada vez que abramos un nuevo documento ejecute una

serie de pasos, a la macro le pondremos el nombre AutoNew.

Eliminar macros.

Para eliminar una macro debemos acceder al diálogo de macros, seleccionar la macro a eliminar y

pulsar sobre Eliminar.

Formularios.

Otra forma de compartir documentos es elaborando documentos para que otras personas los

completen y nos los hagan l egar rel enados. Para el o Word 2007 permite la introducción y uso de

formularios en nuestros documentos. Podemos, en un documento de texto, definir un formulario

incluyendo cajas de texto o cuadros de selección, donde el lector del documento podrá rel enar los

datos que le solicitemos, de forma parecida a como rel enábamos los documentos basados en

plantil as.

Un formulario no es más que un documento que contiene texto fijo y texto que debe ser rel enado por

el lector. Para el texto a rel enar debemos definir controles, campos especiales que permiten

introducir información de forma muy variada.

Para poder agregar los controles de formulario al documento, primero debemos activar la Ficha de

programador en la Banda de opciones. Para hacerlo, debemos ir a las Opciones de Word, en el

Botón Office. En la sección Más frecuentes, buscaremos y marcaremos la opción Mostrar ficha

Programador en la cinta de opciones.

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Ahora, disponemos de una nueva pestaña, l amada Programador.

Propiedades comunes de los controles.

En la sección Controles encontramos los distintos tipos de controles que podemos agregar al

documento.

Para insertar un control basta con posicionar el cursor donde queremos insertar el control y hacer clic

sobre el tipo de control deseado en la ficha Programador.

Una vez insertado el control, podemos modificar sus propiedades, seleccionándolo haciendo clic

sobre él, y pulsando en

.

Todos los controles comparten las siguientes propiedades:

El Título mostrará el texto que escribamos al editar contenido.

Por ejemplo, el título Nombre: se mostraría

.

La Etiqueta nos sirve para distinguir controles, y solo es visible cuando está activado el Modo

Diseño.

Marcando las opciones No se puede eliminar el control de contenido, impediremos que el lector

pueda borrar el control, y marcando No se puede editar el contenido, no podrá editar su contenido.

Estas propiedades solo tienen efecto cuando creamos el formulario, los usuarios que lo rel enen las

verán.

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Los controles que incorporen texto, mostrarán también opciones para aplicarles estilos.

Los controles incorporan un texto de ayuda, que al pulsar sobre él desaparece para ser sustituido por

el texto a rel enar.

Controles de contenido.

Los controles Texto enriquecido

y Texto

permite introducir un cuadro de texto, que el usuario

podrá rel enar. La diferencia entre ambos es que el control Texto enriquecido permite usar y guardar

textos con formato.

Las propiedades especiales de estos controles son:

Permitir retornos de carro, sólo disponible en el control de Texto (sin formato) permite o no, que se

puedan crear varios párrafos al pulsar la tecla Intro.

Si marcamos Quitar control de contenido cuando se modifique, al introducir el texto, este se creará

como texto normal y el control desaparecerá.

El control Imagen

, permite que el usuario pueda

añadir una imagen pulsando sobre él.

Los controles Cuadro de lista y Cuadro combinado

permiten al usuario elegir entre una serie de elementos

disponibles. La diferencia entre ambos es que el cuadro

combinado aparece plegado en un principio y permite al

usuario escribir, mientras que el cuadro de lista aparece

ya desplegado y sólo permite elegir una opción entre las existentes.

Para introducir los valores del desplegable, debemos hacerlos desde las Propiedades del control.

El botón Agregar. . nos permite añadir un nuevo valor.

Podemos modificar o eliminar uno existente, con los botones Modificar y Quitar respectivamente.

Podemos modificar el orden en que se mostrarán con los botones Subir y Bajar.

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El Selector de fecha

, despliega un calendario donde el usuario marcará una fecha.

En las propiedades de este control, tenemos todas las opciones para especificar con qué formato

queremos que aparezca la fecha.

Proteger Formularios.

Ahora nos queda un último paso, si dejáramos el documento tal cual, el usuario podría editar y

eliminar lo que quisiese. Para limitar a que únicamente pueda rel enar el formulario, debemos

proteger el documento de la siguiente forma:

Primero, debemos marcar la opción Restringir formato y edición, en el desplegable del botón

Proteger documento.

Abrimos así el panel Restringir formato y edición.

La opción que nos interesa para rel enar formularios, la eligimos en

la sección Restricciones de edición, seleccionando la opción

Rel enando formularios.

Para que la protección tenga efecto, pulsamos el botón Sí, aplicar la

protección.

Se muestra un diálogo en el que podemos elegir una contraseña.

Sólo podrán deshabilitar la protección aquel os usuarios que

conozcan la contraseña.

De cara a utilizar el formulario con varios usuarios, a la hora de guardarlo, si lo hacemos como una

plantil a, los usuarios podrán rel enar el formulario partiendo de la plantil a que hemos creado, y

guardar lo que rel enen como un documento normal.

Asignar campos.

El icono

abre el cuadro de diálogo Asignar campos donde definimos estas asociaciones, este

cuadro de diálogo también se puede abrir siempre que veamos en pantal a un botón Asignar

campos.

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Combinar al imprimir.

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la combinación.

Podemos imprimir Todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros), el

Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un grupo de registros (Desde: ...

Hasta: ...).

En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco indica

desde el primero.

En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco indica hasta

el último.

Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo (Desde: 2 Hasta: en

blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).

Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

Combinar en correo electrónico.

La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de la

combinación en un correo electrónico. Con la creciente y casi inevitable utilización del correo

electrónico es evidente que esta utilidad nos va a ahorrar mucho trabajo.

Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo de la derecha, en este, además de indicar qué grupo

de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir) debemos completar los

parámetros del mensaje a enviar.

En Para: seleccionamos de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail del

destinatario.

En Asunto: escribimos el texto que figurará en el asunto del mensaje.

En Formato de correo: seleccionamos de la lista despegable el tipo de formato del mensaje, puede

ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.

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Comentarios.

Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias

personas, sino deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres matizar o apostil ar

algún concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vean el resto de personas

que comparten el texto.

Los comentarios se adjuntan al documento pero no se imprimen, a no ser que lo indiquemos a la

hora de imprimir.

Insertar un comentario.

Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.

- Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario

.

Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento unido con

una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir el texto

del comentario.

Dependiendo de la vista en que estemos se nos mostrará de una manera o de otra. Por ejemplo

estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo del comentario a la

derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto comentado.

El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo en este comentario de ejemplo. Lo

primero que indica es que es un comentario, entre corchetes escribe las iniciales del autor (AC-->

AulaClic) y el número de comentarios que ha realizado este autor, a continuación muestra el texto

del comentario.

En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver los

comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión.

Para el o deberemos desplegar la opción Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos

mostrar, en la zona inferior de forma horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.

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El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como vemos en la imagen de abajo.

Vemos que en el panel nos da algo más de información por ejemplo en el centro nos muestra el

nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo el comentario

y un reglón más abajo muestra el comentario.

Veamos el resto de botones de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

Comentario anterior. Nos l eva al comentario que este antes del punto donde nos encontremos.

Comentario siguiente. Nos l eva al siguiente comentario del punto donde nos encontremos.

Elimina el comentario seleccionado.

Buscar un comentario.

Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de una

persona en concreto, podemos buscarlos accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio,

deplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.

Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista Comentario

y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones Anterior y

Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.

Mostrar / ocultar comentarios.

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar

podemos marcar o desmarcar la opción que pone Comentarios. El

hacerlos visibles u ocultarlos es automático, si la opción está

seleccionada los comentarios serán visibles de lo contrario no se

verán.

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Imprimir comentarios.

Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.

En el menú Control de cambios, podemos acceder a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un

cuadro de diálogo y en la última sección donde pone Globos existe la opción Orientación del papel donde

podemos escoger entre las distintas opciones que vemos en la imagen.

Automático. Deja que Word oriente lo mejor posible los comentarios en el papel.

Conservar. Deja el documento conforme está y lo imprime según lo vemos.

Forzar horizontal. Fuerza a imprimir el documento en formato horizontal para que quepan mejor los

globos.

Además de esto en el diálogo de Imprimir debemos tener la precaución de en la opción Imprimir

tener seleccionada la opción Documento con marcas.

Revisar los cambios efectuados. Aceptar o rechazar cambios.

Para revisar los cambios del documento podemos hacerlo de dos maneras:

- Manualmente con los botones,

Cambio anterior. Si estamos revisando los cambios

realizados sobre el documento podemos desplazarnos al

anterior cambio.

Cambio siguiente. Si estamos revisando los cambios

realizados sobre el documento podemos desplazarnos al

siguiente cambio.

Luego simplemente deberemos hacer clic en el botón Aceptar

para aplicar el cambio propuesto.

- O automáticamente

Deplegando la opción Aceptar encontramos Aceptar todos los cambios del documento. Esta opción

sirve para aceptar todos los cambios encontrados con respecto al documento original.

Desde el menú que tenemos en el botón Mostrar marcas de la pestaña Revisar podemos escoger

que tipo de marcas queremos ver y cuales queremos ocultar, Comentarios, Anotaciones manuscritas

(utilizadas mediante PDAs, Pocket Pc, etc), Inserciones y eliminaciones y marcas de Formato.

Convertir a HTML.

Cuando guardamos el documento, Word lo convierte a HTML, pero hay algunas características de

formato que no están disponibles en HTML y, por lo tanto, no serán visibles al ver la página en un

navegador como Internet Explorer, Mozil a o Netscape Navigator.

Por ejemplo, las letras en relieve, los efectos sobre caracteres, el doble tachado y el contorno no

tendrán ningún efecto sobre los caracteres en HTML, es decir, que en HTML estas características de

formato desaparecen.

Hay otras características de formato que varían de aspecto en HTML, por ejemplo, todos los estilos

de bordes de las tablas y cuadros de texto son vistos en HTML como borde simple; el texto en varias

columnas es convertido en una sola columna; las notas al pie son desplazadas hasta el final de la

página HTML; la alineación de los gráficos y tablas respecto al texto también puede variar

ligeramente; el texto en vertical es convertido en texto horizontal.

Por último, hay algunos elementos que desaparecen en HTML, por ejemplo, los números de línea,

los encabezados y pies de página y los márgenes de la página.

Si surge alguna de estas incopatibilidades, Word nos lo comunicará en un mensaje.

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Elementos de Excel.

Las Barras.

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando

creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le

demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar

,

restaurar

y cerrar

.

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar

,

Deshacer

o Rehacer

.

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para el o haz clic en la

flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir acciones que iremos viendo a lo largo del

curso:

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La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer

clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes

elementos que se pueden crear en Excel.

El Botón Office

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Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantal a

podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el

documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder

desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre el os. Se reconocen

porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para

guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de

diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casil a donde estamos situados. Cuando

vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo

estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencil a, simplemente hay que

desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

La Ayuda.

Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.

Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:

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Guardar un libro de trabajo.

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder

recuperarlo en otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar

cualquier operación posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en

alguna unidad de disco, esta operación se denomina Guardar. También

cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los

cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.

Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre:

Haz clic el Botón Of ice y elige la opción Guardar como.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro Nombre de archivo su

antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el

documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento

con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que seguir estos

pasos:

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde

vas a grabar tu trabajo.

En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. Por último

haz clic sobre el botón Guardar.

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Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que tenía antes de la

modificación. Para el o:

Selecciona la opción Guardar del Botón Of ice.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar

de la Barra de Acceso Rápido, se guardará con el mismo

nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Si el archivo era nuevo, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como... que nos permitirá darle

nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajo.

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él para no estar

utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un documento recibe el nombre de Cierre

del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas.

Una de el as consiste en utilizar el Botón Of ice

Selecciona el Botón Of ice y elige la opción Cerrar.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar

de la barra de menú, cuidado no el de la barra de

título que cerraría el programa Excel.

Si quieres saber cómo cerrar de golpe todos los libros abiertos:

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Empezar un nuevo libro de trabajo.

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero supongamos

que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el Botón Of ice y elige la opción Nuevo.

O bien utilizar la combinación de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecerá deberas seleccionar Libro en blanco y hacer clic en Aceptar

.

Abrir un libro de trabajo ya existente.

Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opción Abrir del Botón Office.

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Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

Aparecerán una lista de carpetas, haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a

recuperar.

Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

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Introducir datos.

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los

casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees

introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en

el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a

continuación:

INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se

encuentra justo por debajo.

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda

contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón

de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida

el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a

su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar

de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos

información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y

aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda,

comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

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Tipos de datos.

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser

un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,

nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden

realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En

una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y

funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Errores en los datos.

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.

Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la

derecha:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar

utilizando el botón No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina

superior izquierda tal como esto:

.

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Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como

que nos permitirá saber más sobre el

error.

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo

TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o

una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser

sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la

esquina superior izquierda tal como: error valor. Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Crear una tabla dinámica.

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de

agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de

dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos,

cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

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index-53_2.png

index-53_3.png

Para crear una tabla dinámica, Excel

nos proporciona las tablas y gráficos

dinámicos.

Supongamos que tenemos una

colección de datos de los artículos del

almacen con el número de referencia y

el mes de compra, además sabemos

la cantidad comprada y el importe del

mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de

cada artículo en cada mes.

Para el o vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos

desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar

donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que

queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

index-54_1.png

index-54_2.png

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente

a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las

celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantal a:

Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

Con esta herramienta podríamos contruir una tabla dinámica con

la siguiente estructura:

- Una fila para cada una de las Referencias de la tabla.

- Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.

- En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para

cada Referencia en cada Mes.

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Para el o simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar

correspondiente al pie del panel.

En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a

, el campo MES a

y finalmente el campo IMPORTE a la sección

.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las

referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los

importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:

El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar un campo

de un zona arrastrándolo fuera.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros

resultados sin casi esfuerzos.

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index-56_2.png

index-56_3.png

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla,

más compleja pero con más información:

Puede que no visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el

rótulo

aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Rótulos de columna

despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila.

Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente

debemos seleccionar la tabla en su totalidad y

presionar la tecla Supr.

Aplicar filtros a una tabla dinámica.

Otra característica útil de las tablas dinámicas es

permitir filtrar los resultados y así visualizar

unicamente los que nos interesen en un momento

determinado.

index-57_1.png

index-57_2.png

Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es

importante.

Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla

están acompañados, en su parte derecha, de una flecha

indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo Rótulos de

columna nos aparece una lista como vemos en la imagen con

los distintos meses disponibles en la tabla con una casil a de

verificación en cada uno de el os para indicar si los queremos

ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en

este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero

no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y

marcando la casil a (Seleccionar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como

estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por

ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

Gráficos con tablas dinámicas.

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico dinámico

de la pestaña Opciones.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más

según los datos que tenemos.

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index-58_4.png

Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, al í deberemos escoger el

gráfico que más nos convenga.

Modificar los datos de una tabla.

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear

directamente los nuevos valores sobre la el a, o bien podemos

utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien

sobre todo si la lista es muy grande.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con

facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y pulsar

en el icono Formulario .

Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, podemos añadirla a la

Barra de acceso rápido, de la forma que ya vimos. Pulsando el Botón Office > Opciones de Excel >

Personalizar, y Agregar el icono Formulario. ., en la sección de Comandos que no están en la cinta

de opciones.

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Al crear el formulario, disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que está activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Ordenar una tabla de datos.

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único

campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apel ido,

debemos posicionarnos en la columna del primer apel ido, después podemos acceder a la pestaña

Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los

botones

de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente

respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece

pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el

primer apel ido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar...

nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los

que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor

de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y el Criterio de ordenación, donde elegimos si

el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada.

Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la

ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores

posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio de ordenación seguirá el

mismo patrón.

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Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o

disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer

nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones.. , este botón sirve para abrir el cuadro

Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Crear un resumen de datos.

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear

subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.

Por ejemplo si tenemos una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad;

podemos obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad.

Otro ejemplo, el que te enseñamos abajo, disponemos de una lista de vehículos clasificados por

marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

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Para agregar los subtotales automáticamente debemos

situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la

opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en

la pestaña Diseño.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las

funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.

Insertar función con el asistente.

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su

sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más

fácil trabajar con el as.

Si queremos introducir una función en una celda:

- Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

- Hacer clic en la pestaña Fórmulas.

Elegir la opción Insertar función.

O bien, hacer clic sobre el botón

de la barra de fórmulas.

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

index-62_1.png

index-62_2.png

Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la

función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón

, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya

que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver

con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría

del cuadro combinado O seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo

aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy

seguros de la categoría podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic

sobre ésta.

Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos

argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta

función para obtener una descripción más completa de dicha función.

Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función,

donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que

hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

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index-63_3.png

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o

rango de celdas tipo A1:B4 . Para el o, hacer clic sobre le botón

para que el cuadro se haga más

pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la

celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón

izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última

celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que

existiera.

Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.

Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande

automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en

la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá

automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma

que nos

permite realizar la función SUMA de forma más rápida.

Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del

botón.

Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:

Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser

Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene

el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al

diálogo de funciones a través de Más Funciones.

Funciones de fecha y hora.

De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al

tratamiento de fechas y horas.

Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.

En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un

"número de serie". Pues bien, Excel l ama número de serie al número de días transcurridos desde el

0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día

0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como

argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

Función

Descripción

AHORA()

Devuelve la fecha y la hora actual

AÑO(núm_de_serie)

Devuelve el año en formato año

DIA(núm_de_serie)

Devuelve el día del mes

DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)

Calcula el número de días entre las dos fechas

DIASEM(núm_de_serie;tipo)

Devuelve un número del 1 al 7

FECHA(año;mes;día)

Devuelve la fecha en formato fecha

FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Devuelve la fecha en formato de fecha

HORA(núm_de_serie)

Devuelve la hora como un número del 0 al 23

HORANUMERO(texto_de_fecha)

Convierte una hora de texto en un número

HOY()

Devuelve la fecha actual

MES(núm_de_serie)

Devuelve el número del mes en el rango del 1

(enero) al 12 (diciembre)

MINUTO(núm_de_serie)

Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59

NSHORA(hora;minuto;segundo)

Convierte horas, minutos y segundos dados como

números

SEGUNDO(núm_de_serie)

Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Funciones de texto.

Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel

también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.

Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

Función

Descripción

CARACTER(número)

Devuelve el carácter específicado por el número

CODIGO(texto)

Devuelve el código ASCI del primer caracter del texto

CONCATENAR(texto1;texto2;.. ;textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unión

DECIMAL(número;decimales;no_separar_mil ares)

Redondea un número pasado como parámetro

DERECHA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados

ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_i

Devuelve la posición inicial del texto buscado

nicial)

ESPACIOS(texto)

Devuelve el mismo texto pero sin espacios

EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)

Devuelve los caracteres indicados de una cadena

HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)

Encuentra una cadena dentro de un texto

IGUAL(texto1;texto2)

Devuelve un valor lógico (verdadero/falso)

IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)

Devuelve el número de caracteres especificados

LARGO(texto)

Devuelve la longitud del texto

LIMPIAR(texto)

Limpia el texto de caracteres no imprimibles

MAYUSC(texto)

Convierte a mayúsculas

MINUSC(texto)

Convierte a minúsculas

MONEDA(número;núm_de_decimales)

Convierte a moneda

NOMPROPIO(texto)

Convierte a mayúscula la primera letra del texto

REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_car

Reemplaza parte de una cadena de texto por otra

acteres;texto_nuevo)

REPETIR(texto;núm_de_veces)

Repite el texto

SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_

Reemplaza el texto con texto nuevo

ocurrencia)

T(valor)

Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato)

Convierte un valor a texto

TEXTOBAHT(número)

Convierte un número a texto tailandés (Baht)

VALOR(texto)

Convierte un texto a número

Funciones de búsqueda.

En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas

diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de

datos.

Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo

no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda

de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si

buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un

restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato

que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.

Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

Función

Descripción

AREAS(ref)

Devuelve el número de rangos de celdas contiguas

BUSCAR(...)

Busca valores de un rango de una columna o una fila

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado

Busca en la primera fila de la tabla o matriz de

r_filas;ordenado)

valores

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicado

Busca un valor en la primera columna de la izquierda

r_columnas;ordenado)

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de

Devuelve la posición relativa de un elemento

_coincidencia)

COLUMNA(ref)

Devuelve el número de columna de una referencia

COLUMNAS(matriz)

Devuelve el número de columnas que componen la

matriz

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho)

Devuelve una referencia a un rango

DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja)

Crea una referencia de celda en forma de texto

ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;. .)

Elige un valor o una accion de una lista de valores

FILA(ref)

Devuelve el número de fila

FILAS(matriz)

Devuelve el número de filas

HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descript

Crea un acceso directo a un documento

ivo)

IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_

Extrae datos almacenados en una tabla dinámica

dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2.. )

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

Devuelve el valor de una celda en la intersección de

una fila y una columna

INDIRECTO(ref;a1)

Devuelve una referencia especificada

TRANSPONER(matriz)

Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Otras funciones.

Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de

diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.

En este capítulo veremos algunas de el as clasificándolas por categorías.

Función

Descripción

Funciones matemáticas y trigonométricas

ABS(número)

Devuelve el valor absoluto de un número

ALEATORIO()

Devuelve un número entre 0 y 1

COMBINAT(número;tamaño)

Devuelve el número de combinaciones para un

número determinado de elementos

COS(número)

Devuelve el coseno de un ángulo

ENTERO(número)

Redondea un número hasta el entero inferior más

próximo

EXP(número)

Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un

número determinado

FACT(número)

Devuelve el factorial de un número

NUMERO.ROMANO(número,forma)

Devuelve el número pasado en formato decimal a

número Romano

PI()

Devuelve el valor de la constante pi

POTENCIA(número;potencia)

Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia

indicada

PRODUCTO(número1;número2;. .)

Devuelve el resultado de realizar el producto de todos

los números pasados como argumentos

RAIZ(número)

Devuelve la raiz cuadrada del número indicado

RESIDUO(número;núm_divisor)

Devuelve el resto de la división

Funciones estadísticas

MEDIA.ARMO(número1;número2;. .)

Devuelve la media armónica de un conjunto de

números positivos

MAX(número1;número2;.. )

Devuelve el valor máximo de la lista de valores

MIN(número1;número2;. .)

Devuelve el valor mínimo de la lista de valores

MEDIANA(número1;número2;.. )

Devuelve la mediana de la lista de valores

MODA(número1;número2;. .)

Devuelve el valor que más se repite en la lista de

valores

PROMEDIO(número1;número2;. .)

Devuelve la media aritmética de la lista de valores

VAR(número1;número2;. .)

Devuelve la varianza de una lista de valores

K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de

datos

K.ESIMO.MENOR(matriz;k)

Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de

datos

Funciones lógicas

FALSO()

Devuelve el valor lógico Falso